Quels sont les règlements pour une entreprise?

Règlements d'entreprise(parfois appelés «règlements administratifs») sont les règles d’une société, établies par le conseil d’administration lors du processus de création d’une société. Lors de la création d’une société (processus appelé constitution en société), l’une des premières tâches de la nouvelle société consiste à faire adopter un règlement intérieur.

Les règlements administratifs sont les règles qui régissent les opérations de la société. Plus précisément, les règlements administratifs orientent le conseil d'administration dans son travail pour superviser la société. L'une des premières actions du conseil d'administration d'une nouvelle société est d'adopter les règlements.

Statuts de constitution

Lors du processus de création d'une société, la société dépose des statuts avec l'état dans lequel elle souhaite faire des affaires. Les statuts sont des documents de formation; ils ne contiennent que quelques informations de base sur la société pour pouvoir être enregistrés auprès de l'État.

Après la création de la société, son conseil d'administration est établi. Le conseil décide de l'adoption de règlements administratifs pour orienter ses opérations tout au long de la vie de la société.

Comment sont créés les statuts?

Les règlements de la société sont rédigés par les propriétaires de la société au moment de sa fondation. Parfois, les règlements sont rédigés par le responsable de la constitution de la société (appelé fondateur); dans les autres sociétés, les statuts sont rédigés par le conseil d’administration, avec l’aide d’un avocat.

Les statuts doivent être déposés auprès de l’État dans lequel vous incorporez, mais les statuts n’ont pas besoin d’être déposés auprès de l’État ou du gouvernement fédéral (à moins que la société ne demande le statut d’organisme à but non lucratif), mais ils doivent être conservés. autres enregistrements de l'entreprise en cas d'audit.

Qu'est-ce qui est inclus?

Les règlements devraient inclure:

  • La société données d'identification: nom, adresse et lieu principal d'activité; désignation de la société publique ou privée (vente d'actions au public ou maintien des actions entre quelques personnes)
  • le Conseil d'administration, y compris le nombre de membres du conseil d’administration, les pouvoirs et fonctions généraux du conseil d’administration, le mandat des membres du conseil d’administration, le nombre d’administrateurs considéré comme un quorum (le nombre qui doit voter pour qu’une résolution soit valide)
  • Si la société est une société par actions, des informations sur les actionnaires et le vote des actions, les statuts indiquent également le nombre et le type d’actions et de catégories d’actions que la société est autorisée à émettre.
  • Des informations sur assemblées d'actionnaires, y compris la notification d'une réunion et le vote par procuration
  • Réunion annuelle procédures et exigences pour notifier les membres. Chaque société doit avoir au moins une assemblée annuelle. Il s’agit donc d’une partie importante des règlements administratifs.
  • Réunions du conseil informations, y compris la fréquence, l'emplacement et le protocole
  • Procédure pour la tenue des dossiers de l'entreprise, y compris les règles de préparation et d'inspection des enregistrements et l'emplacement du registre de l'entreprise
  • Procédure pour modifier les statuts constitutifs et les règlements
  • Membres du conseil d'administration, y compris une description de leurs fonctions, de la manière dont ils ont été élus et de la durée de leur mandat
  • Informations sur la manière de remplacer un membre du conseil d'administration ou un mandataire social
  • L'année fiscale de la société
  • Règles relatives à l’approbation des contrats, prêts, chèques, certificats d’actions et autres types de résolutions d'entreprise (voir ci-dessous)
  • Audits financiers et inspection des archives de la société, principalement pour les sociétés publiques, mais vraiment pour toutes les sociétés

Conseil d'administration

Une fois que vous ou un autre administrateur de la société ou un comité de votre conseil d’administration a préparé les statuts, ils doivent être approuvés par le conseil. Les règlements font partie de vos archives d'entreprise et doivent être situés dans un endroit où ils peuvent être consultés par l'Internal Revenue Service ou votre état ou une autre entité susceptible de vouloir auditer vos archives.

Qu'est-ce qu'une résolution d'entreprise?

L'une des tâches les plus importantes d'un conseil, telle que décrite dans les règlements administratifs, consiste à adopter des résolutions. Ces résolutions sont des décisions prises par le conseil. Ces décisions doivent être dans un format spécifique et doivent être consignées dans les procès-verbaux des réunions du conseil.

Les partenariats et les sociétés à responsabilité limitée ont-ils des statuts constitutifs?

Chaque entreprise a besoin de règles et de directives pour fonctionner. Les partenariats et les sociétés à responsabilité limitée ont des types de règles similaires. Pour un partenariat, cet ensemble de règles est un accord de partenariat; pour une LLC, les règles sont un accord d'exploitation. Le contenu est similaire aux règlements.

Ai-je besoin d'un avocat?

Les règlements ne sont pas un projet de bricolage. Les statuts sont des documents complexes qui contiennent de nombreux pièges et exigences afin de se conformer aux exigences fiscales et légales de l'état dans lequel l'entreprise est située, ainsi qu'aux exigences fiscales et réglementaires. L'utilisation d'un avocat pour préparer les statuts de l'entreprise vous permettra d'économiser de l'argent et des problèmes juridiques ultérieurement.

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