Préparation et dépôt du formulaire W-3

Nouvelle date de dépôt antérieure pour les formulaires W-2 et le formulaire W-3

L'IRS a annoncé que la date limite de dépôt pour les formulaires W-2 et 1099 de 2017, y compris les formulaires W-3, était le 31 janvier 2019. C'est un mois plus tôt que la date de dépôt précédente.

La date de dépôt antérieure ne modifie pas la date limite de remise des formulaires W-2 aux employés. Cette date limite reste le 31 janvier 2019. Cela signifie que les deux dates sont les mêmes.

Étant donné que la date à laquelle vous donnez les formulaires W-2 aux employés et la date de dépôt des formulaires W-2 et W-3 auprès de la Social Security Administration sont identiques, vous pouvez donner les formulaires W-2 aux employés plus tôt en janvier, le temps de trouver des erreurs.

Qu'est-ce que le formulaire W-3?

Le formulaire W-3 est une compilation / déclaration récapitulative qui présente les totaux des formulaires W-2 que vous avez soumis pour les employés. Le W-3 doit être soumis à l'IRS avec ces déclarations. Si vous archivez vos W-2 par voie électronique avec le site Business Services Online de la Social Security Administration, vous n'avez pas besoin d'inclure un formulaire W-3; le W-3 est calculé automatiquement. En savoir plus sur la procédure de fichier électronique W-2.

Comment obtenir des copies du formulaire W-3 dans un fichier?

Vous pouvez acheter des formulaires imprimés dans un magasin de fournitures de bureau ou créer des formulaires «à remplir» dans la section Services en ligne de la Social Security Administration. Les versions professionnelles des principales applications logicielles de préparation d’impôts contiennent généralement des copies des formulaires W-2 et W-3 que vous pouvez utiliser.

Si vous souhaitez imprimer le formulaire W-3, vous devez utiliser des formulaires scannables spéciaux. vous ne pouvez pas simplement imprimer le formulaire à partir d'un site Web et l'utiliser.

Quand dois-je déposer le formulaire W-3?

Le formulaire W-3 doit être soumis à la Social Security Administration au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition, avec une copie de tous les relevés W-2 qu'il résume. C'est la date d'échéance pour les rapports papier et électroniques. Si le 31 janvier tombe une fin de semaine ou un jour férié, le formulaire est dû le jour ouvrable suivant.

REMARQUE: Si vous produisez des formulaires W-2 par voie électronique auprès de la Social Security Administration, vous n'avez pas besoin de déposer de formulaire W-3.

Où dois-je déposer les formulaires W-3 / W-2? Puis-je déposer en ligne?

Vous pouvez déposer des formulaires W-2 en ligne en vous inscrivant au programme Business Services Online de la sécurité sociale. Vous n'avez pas besoin de remplir le formulaire W-3 avec les formulaires W-2 que vous produisez en ligne. Si vous produisez au moins 250 formulaires W-2, vous devez les déposer en ligne.

Si vous déposez des formulaires papier, vous pouvez envoyer les formulaires W-2 et W-3 à l'Administration de la sécurité sociale par l'intermédiaire du bureau de poste ou du service de livraison privé.

Comment remplir le formulaire W-3?

  1. Le numéro de contrôle (case a) est facultatif.
  2. Dans la case b, cochez la case qui décrit comment vous payez les taxes sur l’emploi. Vous payez probablement sur le formulaire 941 ou 944.
  3. Dans la case c, entrez le nombre total de W-2 que vous joignez. Entrez votre numéro d'identification d'employeur dans la case e.
  4. Dans les zones f et g, entrez le nom et l'adresse de votre entreprise.
  5. Les cases 1 à 14 correspondent aux cases du W-2 et vous devez entrer les totaux de tous les W-2 pour chacune de ces catégories. Par exemple, dans l'encadré 1, entrez le total des salaires, des pourboires et des autres rémunérations pour tous les W-2 que vous soumettez.
  6. Les cases 15 à 18 correspondent à votre identifiant d’Etat et à vos totaux pour le revenu et la retenue de l’Etat pour tous les W-2.
  7. Enfin, le W-3 doit être signé pour vérifier son exactitude.

Comment envoyer les formulaires W-3 corrigés?

S'il y a des erreurs sur les formulaires W-2 et W-3 d'origine, vous pouvez soumettre ces formulaires corrigés par voie électronique à la Social Security Administration. Si vous déposez des copies papier du formulaire W-3C, envoyez-les au centre d'opérations directes de l'administration de la sécurité sociale, P.O. Box 3333 Wilkes-Barre, PA 18767-3333.

Autres instructions pour les formulaires W-3

Le W-3, avec la copie A de tous les W-2, doit être soumis à la Social Security Administration, PAS à l'IRS! Vous n'avez pas besoin de préparer et de soumettre des formulaires W-3 pour les formulaires W-2 que vous déposez par voie électronique.

Assurez-vous que toutes les informations sur le W-3 vous concernant, y compris votre numéro EIN, sont identiques à celles des formulaires W-2 que vous soumettez et que tous les totaux correspondent aux montants totaux des W-2.

N'oubliez pas de signer et de dater le formulaire.

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