Comment envoyer un communiqué de presse en 5 étapes [+ Conseils de distribution]

Le meilleur moyen d’envoyer un communiqué de presse est de l’envoyer personnellement aux médias, ainsi que de le diffuser via un service en ligne. Cela fait de votre propre liste de médias et de la sélection d'un service de communiqué de presse en ligne des éléments importants du processus en cinq étapes. Si cela est fait correctement, vous communiquerez votre message à votre public cible.

Embauchez eReleases, un service en ligne de syndication de communiqués de presse à l'échelle nationale, afin d'envoyer votre communiqué de presse sous forme d'e-mails validés à l'intention des journalistes et des médias. Avec un taux de succès de livraison de 94%, cela signifie que eReleases reçoit votre communiqué de presse devant près de 100 000 journalistes, ce qui vous donne une syndication à travers le pays. Cliquez ici pour 33% de réduction.

Voici les cinq étapes nécessaires pour envoyer un communiqué de presse:

1. Construire une liste de médias

Une liste de médias est une feuille de calcul contenant les informations de contact des agences de médias de votre créneau. Dans votre liste de médias, vous devez inclure deux sources: les agences de presse traditionnelles et les autres. Lors de la création de votre liste de supports, vous souhaitez généralement identifier et inclure uniquement les points de vente les plus pertinents pour votre sujet de communiqué de presse et votre public cible, y compris leurs coordonnées.

Organisez votre liste dans une feuille de calcul Google ou Excel, en veillant à inclure le nom de l'agence multimédia, le nom de votre personne de contact et le numéro ou l'adresse e-mail correspondant. Essayez de trouver une seule personne au sein de chaque organisation - celle qui est la plus susceptible de s'intéresser à votre sujet. En effet, vous finirez par contacter ces personnes et soumettre votre communiqué de presse pour publication.

Voici les deux types d’agences de presse et comment trouver leurs coordonnées:

Agences de presse traditionnelles

Une agence de presse traditionnelle est un journal, une chaîne de télévision ou une station de radio, ainsi que leurs sites Web associés. Pour créer une liste de médias avec des agences de presse traditionnelles dans votre créneau, recherchez des agences de presse dans votre région. Vous pouvez le faire en recherchant un site comme Hey.Press ou en effectuant une simple recherche sur Google pour «Nouvelles de votre ville et de votre État». Les sites Web qui apparaissent dans les résultats de la recherche sont probablement les plus influents dans votre région.

Pour les entreprises locales, toute agence de presse locale devrait constituer une cible idéale pour votre liste de presse. Si votre entreprise est située dans une grande zone géographique, vous pourrez peut-être trouver des organes de presse qui s'adressent à un secteur ou à un sous-groupe de population spécifique. Vous pouvez identifier ces points de vente spécifiques en affinant votre recherche Google ou en utilisant la barre de recherche Hey.Press sur leur page d'accueil, en y insérant des mots clés pertinents. Vous pouvez également rechercher des agences de presse locales aux États-Unis à l’aide de 50states.com.

Une fois que vous avez identifié le point de vente pertinent, recherchez la personne spécifique au sein de l'organisation qui serait le plus susceptible de s'intéresser à votre sujet et incluez-la dans votre liste de médias. Souvent, le site Web de l’agence de presse fournit une liste de leurs journalistes et de leurs domaines d’expertise. Sélectionnez le journaliste qui couvre votre domaine d'expertise en tant que personne de contact. Si vous ne trouvez pas un contact répertorié en ligne, appelez l'agence et demandez-lui la meilleure personne.

Sources de nouvelles non traditionnelles

Les sources d’information non traditionnelles incluent les groupes Facebook, les blogs, les organisations de réseautage professionnel, les comptes Instagram et d’autres groupes informels. Bien que ces réseaux ne soient peut-être pas officiels, ils sont souvent plus efficaces pour faire connaître les actualités économiques locales.

Voici comment trouver certaines de ces sources:

  • Blogs: Vous pouvez rechercher des blogs pertinents en ligne à l'aide de Google ou via différentes listes de niches de l'industrie, classées généralement par classement Alexa ou par toute autre méthode d'autorité.
  • Facebook: Allez à Groupes → Recherchez le nom de votre ville et trouvez les groupes appropriés
  • Gazouillement: Recherchez le nom de votre ville → Consultez les profils répertoriés dans la section "Qui suivre"
  • Instagram (mobile): Recherchez des lieux → Proche de l'emplacement actuel → Consultez les «messages les plus consultés» pour trouver des comptes influents pour votre région.

Examinez chaque source d’information pour savoir sur quel type d’information elles se concentrent. Souvent, les sources d'information non traditionnelles s'adressent à un groupe d'intérêt spécifique. Prenez le temps de déterminer si chaque source est pertinente pour votre sujet de relations publiques et votre public avant de les contacter. Lorsque vous communiquez avec vous, vous utilisez la fonctionnalité de message de la plate-forme de médias sociaux sur laquelle vous les avez trouvés ou le formulaire de contact sur le blog.

Dans ma région, par exemple, le compte Instagram @GVLToday est l’une des principales sources d’information sur les entreprises et les activités locales. Ils restent à l'écoute des conseils, des discussions et, bien sûr, des communiqués de presse, pour des informations intéressantes.

2. Directives de soumission de recherche

Les directives de soumission sont une liste d'exigences spécifiques à chaque organisation de presse qui vous indiquent comment soumettre votre communiqué. Pour les agences de presse et les journalistes que vous avez répertoriés dans votre liste de médias, recherchez sur le site Web une page de soumission. Si le site accepte les soumissions, il devrait y avoir un lien depuis la page d'accueil, le menu d'en-tête ou le pied de page. Ensuite, examinez les instructions de soumission pour vous assurer de les suivre.

Les directives de soumission comportent généralement deux sections. Premièrement, le site expliquera le type d’information qui intéresse l’agence médiatique, comme des événements locaux, des scoops, des astuces, des commentaires de dirigeants d’entreprise, etc. Deuxièmement, ils fourniront les détails techniques sur l'envoi du nombre de mots de publication, du type de fichier, du type de soumission, etc. Pour un exemple de directives de soumission, consultez la page de soumission du Greenville Journal et la page de directives de soumission.

Si vous ne suivez pas les instructions de soumission, il est fort probable que le contact figurant dans votre liste de médias n'accepte pas votre communiqué de presse. Si votre communiqué de presse est accepté, vous pouvez recevoir une notification par e-mail ou une mise à jour, en fonction du fonctionnement du processus de soumission du site. Il est important de vous assurer que le sujet de votre communiqué de presse correspond à la nature de vos sites d'informations.

Si vous ne trouvez pas de page de soumission ou de directives, cherchez une personne à contacter directement. Vous pouvez effectuer une recherche sur LinkedIn pour trouver le nom du journaliste qui y travaille et sur Hunter.io pour obtenir ses coordonnées.

3. Soumettre le communiqué de presse

Ensuite, vous enverrez votre communiqué de presse à chaque média en contactant la bonne personne identifiée à la première étape (sauf s’il existe un formulaire de soumission) en suivant les directives appropriées définies à la deuxième étape. La soumission du communiqué implique généralement l'envoi par courrier électronique du communiqué de presse à votre contact à l'agence de presse. Si votre communiqué de presse est opportun, comme dans le cas d’une grande ouverture, assurez-vous de le soumettre au moins une à deux semaines à l’avance.

Voici comment structurer un email de soumission:

  • Objet: Vous n'avez pas besoin d'utiliser le terme «communiqué de presse» dans votre sujet, mais vous devez mentionner le sujet du communiqué. (Exemple: «Informations importantes sur une grande ouverture le 15»)
  • Salutation: Saluez le journaliste par son nom si vous connaissez son nom. (Exemple: «Bonjour John»)
  • Premier paragraphe: S'il s'agit de votre première visite, présentez-vous et votre entreprise. (Exemple: «Je m'appelle Chad et je travaille pour Game On, une pourvoirie sportive locale."
  • La deuxième paragraphe: Expliquez le but de votre courrier électronique et le fait que vous envoyez un communiqué de presse. (Exemple: je vous écris pour vous informer de notre grande ouverture, prévue pour le 20 mai. J'ai joint un communiqué de presse avec des détails. ”)
  • Troisième paragraphe: Appel à l'action. Demandez au journaliste ou aux agences de presse de réagir en conséquence. Souvent, il est utile de leur fournir une raison impérieuse de prendre des mesures. (Exemple: "Seriez-vous prêt à rédiger un article sur notre ouverture dans le journal du week-end? C'est la seule pourvoirie sportive à desservir la région des trois villes.")
  • Fermeture: Merci et offre de fournir une aide supplémentaire. (Exemple: merci d’avoir réfléchi. Merci de me prévenir si vous souhaitez en discuter davantage.)

Veillez à inclure vos informations de contact, y compris votre numéro de téléphone, dans votre courrier électronique au cas où un journaliste ou un journaliste souhaite vous contacter pour un entretien ou une discussion plus approfondie.

Soumettez votre communiqué à autant de médias que possible. Au début de l’établissement de vos relations publiques et de l’agrandissement de votre liste de médias, vous n’avez peut-être que quatre à cinq contacts auxquels vous pouvez soumettre votre communiqué. Dans une petite communauté, cela devrait être beaucoup. Toutefois, si vous vous trouvez dans une grande zone urbaine, vous voudrez peut-être créer une liste de médias pouvant contenir de 20 à 50 contacts, en distribuant votre communiqué de presse à tous les contacts pertinents de votre liste.

N'oubliez pas que les agences de presse ont l'habitude de publier des centaines de communiqués de presse. Ne soyez pas déçu si vous ne recevez pas de réponse. Les journalistes et les agences de presse reçoivent littéralement des milliers de communiqués de presse chaque semaine. Il est impossible pour eux de répondre à chacun d'entre eux, encore moins de les annoncer sur leur site Web ou leur publication d'actualités.

4. Suivi avec les médias

Une fois que vous avez envoyé le communiqué de presse, appelez personnellement votre contact à l'agence de presse pour l'informer de l'envoi de ce communiqué et pour lui communiquer tous les détails susceptibles de piquer sa curiosité. Cela implique de prendre le téléphone, de composer leur numéro et de leur parler directement ou de laisser un message vocal. Si vous avez envoyé via un formulaire de soumission, recherchez un numéro de téléphone général que vous pouvez appeler.

Je vous recommande de faire un suivi à deux reprises: une fois, juste après que vous leur avez envoyé le communiqué, et deux fois, trois jours après. Le deuxième appel devrait être placé par courtoisie, demandant s'ils ont des questions ou besoin de clarification sur certains points du communiqué de presse.

Voici comment structurer chaque appel:

  1. Appelez le 1 immédiatement après l'envoi: Dites-leur que vous leur avez envoyé un e-mail et se fera un plaisir de rester en contact et de répondre à vos questions.
  2. Appelez le 2, trois jours après l'envoi: Assurez-vous qu'ils ont eu la possibilité de consulter votre courrier électronique et demandez-leur s'ils ont des questions ou s'ils souhaitent en discuter davantage.

Une des raisons pour lesquelles je recommande un suivi auprès des journalistes est que vous puissiez organiser une relation dans laquelle ils connaissent votre nom, votre entreprise et votre caractère. Les journalistes sont des professionnels occupés, mais ils attachent de l'importance aux relations personnelles issues de sources fiables. Ne soyez pas ennuyeux, mais essayez d'être aussi utile que possible lorsque vous établissez ces relations et faites un suivi.

"J'essaie également de rencontrer en personne le rédacteur en chef (de préférence) ou le journaliste individuel et d'essayer de trouver le type d'histoires sur lesquelles il aime écrire, ainsi que - et c'est peut-être plus important encore - les histoires de ses lecteurs. la plupart veulent lire. Ensuite, je leur fournit ces idées d’histoire. Vous pouvez proposer de vous rencontrer au déjeuner, mais attendez-vous à ce que le néerlandais soit conforme à l'éthique du journalisme. »- Chris Carosa, CTFA, conseiller financier, www.childira.com

5. Syndiquer à l'aide d'un service de distribution

Un large éventail de services permet de diffuser votre communiqué de presse parmi des milliers de médias. Cette étape coûte souvent de l'argent et est facultative, mais recommandée. Cela mettra votre libération devant beaucoup plus de personnes et d'agences, car les services de relations publiques ont des relations avec des milliers de journalistes et d'agences de presse.

Lisez notre article sur les meilleurs services de distribution de communiqués de presse pour trouver un fournisseur de communiqués de presse payant. Si vous avez un budget limité, essayez l’un des services gratuits de notre guide de distribution gratuite de communiqués de presse.

Pour les instructions incluses ici, nous utilisons eReleases, le service de distribution recommandé par Fit Small Business. eReleases offre un rabais de 33% sur votre premier communiqué de presse. Les prix standard sont de 399 USD pour le package de communiqués de presse de base et de 499 USD pour le package «PR Pro». Après avoir créé votre compte et sélectionné votre forfait, vous pouvez définir votre communiqué de presse en quelques étapes.

Service de distribution de communiqués de presse d'eReleases

Voici les étapes à suivre pour envoyer un communiqué de presse via eReleases:

1. Choisissez votre ciblage

Par défaut, tous les communiqués de presse sont envoyés à la liste de distribution nationale américaine d'eReleases. En outre, vous pouvez également cibler des emplacements et / ou des groupes industriels spécifiques. Choisissez “Select Industry & Local Area” pour faire défiler ces options. eReleases propose une vaste gamme de réseaux de distribution spécifiques à l’industrie. Ils offrent également une distribution locale dans les 50 États et dans de nombreuses villes.

Par exemple, une entreprise dentaire pourrait choisir la sous-catégorie «Médical - Dentaire». Cela permettrait de diffuser son histoire dans au moins plus de 150 publications spécialisées dans les domaines médical et dentaire, notamment: American Journal of Dentistry et Santé bucco-dentaire.

Sélectionner les cibles de l'industrie avec les eReleases

Les cibles sont incluses gratuitement avec les packages «Buzz Builder», «Newsmaker» et «PR Pro». Notez simplement que vous devrez payer 100 $ de plus pour chaque objectif supplémentaire, au-delà de ce qui est alloué par votre paquet.

2. Sélectionnez votre date de sortie

Choisissez sur le calendrier le moment où vous souhaitez que votre communiqué de presse soit publié. Par défaut, le jour ouvrable suivant sera sélectionné, mais vous pouvez également planifier une date ultérieure. Vous pouvez distribuer le même jour (dans les deux heures suivant votre commande) pour un supplément de 100 $.

Les envois de communiqués de presse les plus populaires sont les lundi et mardi matin, de 8 h à 21 h Pour vous démarquer du lot, vous voudrez peut-être éviter ces horaires et envoyez plutôt votre communiqué plus tard dans l'après-midi. Il est généralement préférable d’envoyer votre communiqué de presse au début de la semaine, car cela donne aux publications le temps de lire et d’examiner votre histoire avant le week-end.

Comme Shift Communications le fait remarquer, cependant, il y a beaucoup de place pour expérimenter. En envoyant un communiqué de presse au cours du week-end, vous aurez peu d'autres histoires à concurrencer. D'autre part, les journalistes peuvent ignorer ou oublier les histoires qui arrivent en dehors des heures de bureau.

3. Téléchargez votre communiqué de presse

La prochaine étape consiste à télécharger votre document texte communiqué de presse. eReleases accepte les formats .txt, .rtf, .doc et .docx. L'un des avantages de l'utilisation d'eReleases est qu'ils liront votre version et corrigeront les fautes de frappe. Ils s'assurent également que tous les liens hypertextes fonctionnent.

Sous votre document, vous devez entrer certaines des informations de base relatives à votre publication, telles que la date limite, le contact avec le média, le numéro de téléphone, etc. Il s'agit de petites informations essentielles, car elles sont nécessaires pour le format de communiqué de presse standard. . eReleases vous assure de ne pas les manquer en exigeant que ces champs soient renseignés. Pour en savoir plus sur ces détails, consultez notre guide sur le formatage des communiqués de presse.

Enfin, vous pouvez télécharger jusqu'à deux images (avec des légendes) sans frais supplémentaires. Les images apparaîtront sur votre publication lorsqu'elle sera publiée sur PRNewswire, l'un des partenaires de syndication d'eReleases. Cependant, pour tous les autres sites Web, ils apparaîtront sous forme de lien, à moins que vous ne sélectionniez l'option «Intégrer la photo» moyennant des frais supplémentaires.

4. Finalisez votre commande

Avant de soumettre votre commande, eReleases proposera quelques modules supplémentaires: Photo Embed (150 $), qui affiche les photos dans votre corps, et YouTube Embed (200 $), qui ajoute une vidéo YouTube à votre article. N'oubliez pas que vous pouvez toujours créer un lien vers des photos et des vidéos dans votre corps de texte, de sorte que vous ne devez pas nécessairement les mettre à niveau pour les partager. Toutefois, si votre objectif est d’obtenir de nombreuses vues sur votre vidéo YouTube ou de partager une photo de produit, vous devez envisager ces mises à niveau.

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Top 5 des conseils de distribution de communiqué de presse

Pour que votre communiqué de presse soit le plus exposé possible, vous devrez faire plus que l'envoyer à quelques amis journalistes. Dans un article de Fit Small Business, nous avons rassemblé trente conseils de distribution de communiqués de presse qui vous permettront d’obtenir systématiquement une visibilité massive.

Voici quelques-uns des meilleurs conseils de distribution de communiqués de presse tirés de cet article:

  1. Trouvez facilement des informations sur les journalistes sur Pressfarm, Anewstip ou Muck Rack.
  2. Connectez-vous avec les journalistes sur diverses plates-formes (par exemple, Twitter) pour aider à établir des relations à long terme.
  3. Essayez de ne pas adresser votre courrier électronique «À qui de droit.» Cela concerne un journaliste spécifique, alors retrouvez son nom.
  4. Envoyez votre communiqué de presse à une heure quelconque, comme à 13 h 06. Les communiqués circulent toutes les heures, alors choisissez un moment qui donnera à votre communiqué une meilleure chance de se démarquer.
  5. Envoyez un communiqué de presse en corrélation avec les actualités locales. Les journalistes sont plus susceptibles de se procurer des communiqués qui cadrent avec d'autres événements locaux.

Assurez-vous de consulter la liste complète des conseils de professionnels de la presse en matière de distribution de communiqués de presse pour savoir comment faire ressortir votre communiqué de presse.

Questions fréquemment posées

Où pouvez-vous envoyer des communiqués de presse gratuitement?

Il existe un certain nombre de sites de distribution de communiqués de presse gratuits. Bien que les options, la qualité et la distribution ne soient pas aussi bonnes qu'un service payant, elles sont une option si vous avez un budget réduit. Consultez notre article sur les meilleurs services gratuits de distribution de communiqués de presse pour consulter notre liste complète de recommandations.

Comment rédigez-vous un courriel pour présenter un communiqué de presse?

Lorsque vous présentez un communiqué de presse à un journaliste ou à une nouvelle agence, veillez à ce que votre demande soit brève. Suivez ce schéma: «Je m'appelle [Nom] et je travaille dans [secteur pertinent]. Je partage ce communiqué de presse sur [un sujet d'actualité très pertinent], car j'ai remarqué [à quel point ils sont pertinents par rapport au sujet]. Envisageriez-vous de publier ceci la semaine du [date]? »La clarté, la concision et la franchise sont la meilleure approche.

Devrais-je payer pour diffuser mon communiqué de presse?

Si vous en avez les moyens et si votre actualité le justifie, vous devriez envisager de payer entre 200 et 400 USD pour diffuser un communiqué. Si vous installez simplement un nouveau store sur votre vitrine, ce n'est probablement pas nécessaire. Mais si vous ouvrez quatre nouveaux bureaux dans votre région, le coût en vaudra la peine. Comprendre comment envoyer un communiqué de presse ne signifie pas que vous devez le payer.

The Bottom Line: Comment envoyer un communiqué de presse

L'envoi d'un communiqué de presse est une stratégie marketing solide, mais beaucoup se demandent encore comment envoyer un communiqué de presse. Savoir comment le faire est crucial. Établissez une liste de médias sur laquelle vous pouvez envoyer votre communiqué de presse, puis diffusez-le en ligne pour une diffusion aussi large que possible.

Souvent, lorsque vous vous demandez comment envoyer un communiqué de presse, payer pour la syndication est la meilleure approche pour vous assurer que votre événement digne de l'actualité mérite l'attention qu'il mérite. eReleases est l'une des meilleures plates-formes de communiqués de presse en raison de sa facilité d'utilisation et de son étendue de distribution. Inscrivez-vous aujourd'hui pour obtenir le rabais de 33%.

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